مطابقة حسابات البائعين

لهدف: التأكد من أن المدفوعات المستلمة من جوميا تتوافق مع المبالغ المذكورة في تقاريرك، بما في ذلك جميع الخصومات المشروعة مثل العمولات والرسوم ومصاريف التسويق، واكتشاف أي تناقضات والاعتراض عليها.

المرحلة الأولى: مراجعة الدفعة الأولية وكشف الحساب

اجمع سجلاتك:

• سجلاتك الداخلية للمبيعات المتوقعة، الطلبات المشحونة، والرسوم المحتسبة للفترة المحددة التي ترغب في مطابقتها.
• كشوف حساباتك البنكية التي توضح المدفوعات الفعلية المستلمة من المنصة.

الوصول إلى كشف حساب المنصة:

• سجل الدخول إلى حسابك على منصة VC.
• انتقل إلى التقارير (Reports) -> كشف الحساب (Account Statement).
• اختر الفترة المحددة التي تريد مطابقتها (مثال: الشهر الماضي، دورة دفع محددة. ملاحظة: نفس الفترة المذكورة في الخطوة 1).

نظرة عامة على كشف الحساب الأولي:

• راجع ملخص كشف الحساب. حدد ما يلي:
  • إجمالي المبيعات/الإيرادات المبلغ عنها من قبل المنصة.
  • إجمالي الخصومات (العمولات، الرسوم، التسويق، إلخ).
  • صافي مبلغ الدفعة المبلغ عنها من قبل المنصة.
  • حالة الدفع (مثال: مدفوع، مفتوح/معلق، غير مدفوع).

قارن دفعة المنصة بالاستلام الفعلي:

• هل يتطابق صافي مبلغ الدفعة الموضح في كشف حساب المنصة مع مبلغ الإيداع الفعلي الذي تلقيته في حسابك البنكي لتلك الفترة؟
  • إذا كانت الإجابة نعم: مع تطابق البيانات لا حاجه لعمل شيء.
  • إذا كانت الإجابة لا (تم تحديد اختلاف): انتقل إلى المرحلة الثانية، مع التركيز بشدة على تحديد سبب اختلاف مبلغ الدفعة.

المرحلة الثانية: التحقق التفصيلي والتحقيق في التناقضات

(اتبع هذه الخطوات إذا تم العثور على تناقض في المرحلة الأولى، أو كفحص روتيني لضمان دقة الخصومات)

التحقق من رسوم العمولة:

• انتقل إلى: الإعدادات (Settings) -> رسوم العمولة (Commission Fees). 
• تحقق من معدل (معدلات) العمولة المدرجة.
• انقر على “إجراء: عرض” (Action: View)لعمولات المنفذة إذا كانت متاحة، أو احسب العمولات المتوقعة يدويًا بناءً على بيانات مبيعاتك  والعمولات المدرجة.
• قارن: هل يتطابق معدل العمولة مع ما اتفقت عليه مع مدير حسابك الرئيسي (KAM) أو المعدل القياسي لفئات منتجاتك؟ هل إجمالي مبلغ العمولة المخصوم في كشف الحساب دقيق بناءً على المبيعات المبلغ عنها والمعدل الصحيح؟
• دوّن أي تناقضات.

التحقق من رسوم التخزين والمساهمة:

• انتقل إلى: Fees link on VH
• ابحث عن الأقسام التالية: 
  • رسوم التخزين (Storage Fee)
  • مساهمة تكلفة الشحن – شحن مباشر (Dropship – DS)
  • مساهمة تكلفة الشحن – جوميا إكسبرس (Jumia Express / Platform Fulfilled – JE)
• لكل نوع رسوم ذي صلة، انقر على “إجراء: عرض” (Action: View)
• قارن: راجع أساس هذه الرسوم (مثال: حجم/مدة التخزين، عدد الشحنات). هل تتوافق المبالغ المحملة مع سياسات المنصة ومستويات نشاطك؟ قارن الإجمالي المخصوم في كشف الحساب بالعرض التفصيلي وتوقعاتك.
• دوّن أي تناقضات.

التحقق من التسويق والخصومات الأخرى:

• ارجع إلى: التقارير (Reports) -> كشف الحساب (Account Statement).
• اختر الفترة المحددة.
• ابحث داخل أقسام مثل الطلبات (Orders)، الرسوم (Fees)، أو بنود محددة عن:
  • خصم الفواتير (Invoices Deduction) (قد يغطي هذا أمورًا متنوعة – تحقق من الأوصاف المحددة إذا كانت متاحة).
  • تكاليف المنتجات الدعائية / مساهمات التسويق (Sponsored Product costs / Marketing Contributions).
• قارن: هل تتطابق هذه الخصومات مع ميزانيات حملاتك التسويقية، المساهمات المتفق عليها، أو خصومات أخرى معروفة؟ راجع تقارير الحملات التسويقية المحددة إذا كانت متاحة.
• دوّن أي تناقضات.

(اختياري ولكن موصى به) التحقق من بيانات المخزون (إذا كانت الرسوم مرتبطة بالمخزون):

• التحقق من المخزون الحالي (يتم تنفيذه بواسطة المنصة – مثال: جوميا إكسبرس “JE”):
  • انتقل إلى: المنتجات (Product) -> جوميا إكسبرس (Jumia Express) (أو قسم مخزون مشابه).
  • استخدم هذه البيانات للتحقق المحتمل من رسوم التخزين أو مطابقة مستويات المخزون.
• التحقق من المخزون قيد النقل (الطلبات المشحونة – يحتمل أن تكون شحن مباشر “DS”):
  • انتقل إلى: الطلبات (Orders) -> إدارة الطلبات (Manage Orders).
  • قم بالفلترة حسب الحالة (Status): مشحونة (Shipped).
  • قم بتنزيل البيانات (Export data).
  • استخدم هذا للتحقق من بيانات المبيعات أو مساهمات الشحن إذا كانت قابلة للتطبيق.
• قارن: هل تتوافق بيانات المخزون مع سجلاتك الداخلية وأساس أي رسوم متعلقة بالمخزون (مثل التخزين)؟

المرحلة الثالثة: الحل

تجميع النتائج:

• اذكر بوضوح جميع التناقضات المحددة:
  • اختلافات مبلغ الدفعة.
  • معدلات أو مبالغ عمولة غير صحيحة.
  • رسوم تخزين/مساهمة غير صحيحة.
  • خصومات تسويق/أخرى غير معترف بها أو غير صحيحة.

الاعتراض على التناقضات:

• بناءً على عملية المنصة (غالبًا ما تكون ملاحظة بالقرب من روابط “العرض” أو في أقسام المساعدة)، اعترض رسميًا على أي قيم غير صحيحة أو تناقضات.
• قدم أدلة واضحة: لقطات شاشة، إشارات إلى المعدلات المتفق عليها (رسائل بريد إلكتروني لمدير الحساب الرئيسي)، حساباتك الداخلية، إلخ.
• اتبع إجراءات المنصة لتقديم النزاعات أو الاتصال بالدعم فيما يتعلق بالاختلافات المالية.

المتابعة:

• تابع مع دعم المنصة/مدير الحساب الرئيسي حتى يتم حل التناقضات وإجراء أي تعديلات ضرورية على حسابك/دفعتك.

كيفية رفع شكوى