Objectif : S’assurer que les paiements reçus de Jumia correspondent aux montants indiqués dans vos rapports, y compris toutes les déductions légitimes telles que les commissions, les frais et les dépenses de marketing, et détecter et contester toute incohérence.
Phase 1 : Examen initial du paiement et du relevé
Rassemblez vos dossiers :
- Vos registres internes des ventes attendues, des commandes expédiées et des frais calculés pour la période spécifique que vous souhaitez vérifier.
- Vos relevés bancaires montrant les paiements réels reçus de la plateforme.
Accédez au relevé de votre compte sur la plateforme :
- Connectez-vous à votre plateforme VC.
- Allez dans Rapports -> Relevé de compte.
- Sélectionnez la période spécifique que vous souhaitez réconcilier (par exemple, le mois dernier, un cycle de paiement spécifique. NB : utilisez la même période qu’à l’étape 1).
Aperçu initial du relevé :
- Examinez le résumé du relevé. Identifiez :
- Le total des ventes/revenus déclarés par la plateforme.
- Le total des déductions (commissions, frais, marketing, etc.).
- Le montant net du paiement déclaré par la plateforme.
- Le statut du paiement (par exemple, Payé, Ouvert/En attente, Impayé).
Comparez le paiement de la plateforme à la réception réelle :
- Le montant net du paiement indiqué sur le relevé de la plateforme correspond-il au montant réel du dépôt reçu sur votre compte bancaire pour cette période ?
- SI OUI : Aucune action n’est nécessaire.
- SI NON (incohérence identifiée) : Passez à la phase 2, en vous concentrant sur la raison de la différence entre les montants de paiement.
Phase 2 : Vérification détaillée et enquête sur les incohérences
(Suivez ces étapes si une incohérence a été trouvée lors de la phase 1, ou comme vérification de routine pour vous assurer que les déductions sont exactes)
Vérifiez les frais de commission :
- Allez dans : Paramètres -> Frais de commission.
- Vérifiez le(s) taux de commission indiqué(s).
- Cliquez sur Action : Voir (ou un lien de détail similaire) pour les commissions exécutées si disponible, ou calculez manuellement les commissions attendues en fonction de vos données de vente et des taux indiqués.
- Comparez : Le taux de commission correspond-il à ce que vous avez convenu avec votre Key Account Manager (KAM) ou au taux standard pour vos catégories de produits ? Le montant total de la commission déduite sur le relevé de compte est-il exact, en fonction des ventes déclarées et du taux correct ?
- Notez toute incohérence.
Vérifiez les frais de stockage et de contribution :
- Accédez-y ici (lien des frais du Vendor Hub).
- Recherchez les sections pour :
- Frais de stockage.
- Contribution aux frais d’expédition DS (Dropship).
- Contribution aux frais d’expédition JE (Jumia Express / Fulfilled by Platform).
- Pour chaque type de frais pertinent, cliquez sur Action : Voir (ou un lien de détail similaire).
- Comparez : Examinez la base de ces frais (par exemple, volume/durée de stockage, nombre d’expéditions). Les montants facturés correspondent-ils aux politiques de la plateforme et à vos niveaux d’activité ? Comparez le total déduit sur le relevé de compte avec la vue détaillée et vos attentes.
- Notez toute incohérence.
Vérifiez les frais de marketing et autres déductions :
- Retournez à : Rapports -> Relevé de compte.
- Sélectionnez la période spécifique.
- Recherchez dans les sections telles que Commandes, Frais, ou des lignes spécifiques pour :
- Déduction de factures (cela peut couvrir diverses choses – si des descriptions spécifiques sont disponibles, examinez-les).
- Coûts des produits sponsorisés / Contributions marketing.
- Comparez : Ces déductions correspondent-elles à vos budgets de campagnes marketing, aux contributions convenues ou à d’autres déductions connues ? Croisez les informations avec les rapports de campagnes marketing spécifiques si disponibles.
- Notez toute incohérence.
(Facultatif mais recommandé) Vérifiez les données d’inventaire (si les frais sont liés au stock) :
- Vérifiez le stock actuel (Fulfilled by Platform – par exemple, Jumia Express « JS ») :
- Allez à : Jumia Express (ou une section d’inventaire similaire).
- Utilisez ces données pour vérifier potentiellement les frais de stockage ou réconcilier les niveaux de stock.
- Vérifiez le stock en transit (Commandes expédiées – potentiellement Dropship « DS ») :
- Allez à : Commandes -> Gérer les commandes.
- Filtrez par statut : Expédié.
- Exportez les données.
- Utilisez-les pour vérifier les données de vente ou les contributions d’expédition, le cas échéant.
- Comparez : Les données d’inventaire correspondent-elles à vos registres internes et à la base de tous les frais liés à l’inventaire (comme le stockage) ?
Phase 3 : Résolution
Consolidez les conclusions : Listez clairement toutes les incohérences identifiées :
- Différences dans les montants de paiement.
- Taux ou montants de commission incorrects.
- Frais de stockage/contribution incorrects.
- Déductions marketing/autres non reconnues ou incorrectes.
Contestez les incohérences :
- Selon le processus de la plateforme (souvent indiqué près des liens « Voir » ou dans les sections d’aide), contestez formellement toutes les valeurs incorrectes ou les incohérences.
- Fournissez des preuves claires : captures d’écran, références aux taux convenus (e-mails du KAM), vos calculs internes, etc.
- Suivez la procédure de la plateforme pour soulever des litiges ou contacter le support concernant les incohérences financières.
Suivi :
- Faites un suivi avec le support de la plateforme ou le KAM jusqu’à ce que les incohérences soient résolues et que les ajustements nécessaires soient effectués sur votre compte/paiement.
